Ich kenne das Problem aus über 15 Jahren Produktmanagement in der Industrie. Jedes Mal, wenn wir ein neues Produkt hatten, eine Weiterentwicklung oder eine neue Argumentationslinie, mussten wir dieses Wissen an Vertrieb, Marketing und den Rest des Unternehmens bringen.
Die Dokumente hatten wir. Das Wissen hatten wir. Aber es in eine Form zu bringen, die Mitarbeitende wirklich verstehen und nutzen können? Dafür war nie genug Zeit.
Das Problem, das jeder kennt
Der Vertrieb braucht gute Argumente beim Kunden. Er muss verstehen, wie ein Produkt funktioniert, welches Problem es löst und warum es besser ist als die Alternative. Intern müssen alle Mitarbeitenden die Produkte kennen, erklären und nach außen präsentieren können. Aus Sicht des Produktmanagements ist das entscheidend.
Aber wie bringt man das Wissen rüber?
In der Praxis sah es meistens so aus: Ein paar Termine im Jahr, an denen wir Neuheiten und Entwicklungen präsentiert haben. Dazu Dokumente, die wir verteilt haben. Produktbeschreibungen, technische Datenblätter, Schulungsunterlagen, Argumentationshilfen. Alles sauber geschrieben, alles fachlich korrekt.
Und dann haben wir gehofft, dass die Leute es lesen.
Natürlich wäre eine organisierte Weiterbildung besser gewesen. Ein strukturierter Lernpfad, bei dem Mitarbeitende das Wissen Schritt für Schritt aufnehmen, anwenden und festigen. Aber das hätte bedeutet, aus unseren Dokumenten professionelle Lernmedien zu bauen. Und das kann sehr teuer werden, je nachdem welchen Anbieter man beauftragt. Und wenn der Kurs dann endlich fertiggestellt ist, ist der Inhalt wahrscheinlich schon wieder veraltet.
Also blieb es bei den Dokumenten und den Terminen.
Kein Einzelfall
Was ich aus dem Produktmanagement kenne, ist der Normalfall. Nicht die Ausnahme.
80 bis 90 Prozent aller Unternehmensdaten liegen in unstrukturierter Form vor. Das sind PDFs, Präsentationen, Handbücher, Arbeitsanweisungen, Schulungsunterlagen, interne Wikis. Laut Gartner und IDC wächst dieser Berg dreimal schneller als strukturierte Daten.
Gleichzeitig kostet die Erstellung von E-Learning sehr viel Zeit und Geld. Selbst mit modernen Authoring-Tools bleibt der Engpass derselbe: Ein Mensch muss den Content analysieren, didaktisch aufbereiten, in Lernziele übersetzen und Übungen bauen. Das dauert.
75 Prozent der mittelständischen Unternehmen in Deutschland nutzen digitale Weiterbildung. Aber über 60 Prozent davon sind Ad-hoc-Maßnahmen, keine strategische Kompetenzentwicklung. Die Bitkom-Studie 2025 bestätigt, was viele aus dem Alltag kennen: Es fehlt nicht am Willen. Es fehlt an der Zeit und den Ressourcen, das vorhandene Wissen in brauchbare Lernformate zu bringen.
Unternehmen haben keinen Content-Mangel. Sie haben ein Format-Problem.
Was heute möglich ist
Das können wir jetzt anders machen.
Am Fraunhofer IAO auf dem Future Skills Day und am Fraunhofer FOKUS beim 2nd Learning Technology Symposium haben wir genau diese Frage mit Unternehmen diskutiert: Wie wird aus Dokumenten, die jahrelang in Ordnern liegen, eine Weiterbildung, die ankommt?
Die Antwort liegt in der Kombination aus KI und den Inhalten, die bereits existieren.
Gründliche Analyse statt Volltextsuche. Zuerst wird jede Datei einzeln und gründlich analysiert. Egal ob 300-Seiten-Handbuch, PowerPoint-Präsentation, Word-Dokument, Arbeitsanweisung oder kurze Schulungsunterlage. Bei umfangreichen Dokumenten passiert das in mehreren Schritten: erst die Gesamtstruktur verstehen, dann Kapitel für Kapitel vertiefen. Kurze Texte werden direkt verarbeitet. Aus all diesen Quellen entsteht eine gemeinsame Wissensbasis, die das verstreute Wissen zum ersten Mal zusammenführt. Auf dieser Grundlage baut ein strukturierter Prozess die eigentlichen Lerninhalte.
Kompetenzorientierte Lernsprints. Aus dieser Wissensbasis entstehen kurze Lernsprints, jeder auf eine konkrete Kompetenz ausgerichtet und auf ein echtes Arbeitsproblem des Lerners bezogen. Problemorientiert, handlungsorientiert und personalisiert auf seinen Arbeitskontext. Jeder Sprint hat eine thematische Einführung, Praxisübungen die zur eigenen Aufgabe passen, und eine Reflexion am Ende. Kein einmaliger Kurs, der nach drei Monaten vergessen ist. Und keine starre Zeitvorgabe, sondern verdauliche Einheiten, die sich am tatsächlichen Bedarf orientieren. Dahinter steht ein didaktisches Konzept, das die Praxis konsequent in den Mittelpunkt stellt.
Nicht immer braucht es einen ganzen Kurs. Manchmal reicht eine kurze Lernsequenz von sieben Minuten, genau dann, wenn die Frage im Arbeitsalltag auftaucht. Wie funktioniert der Qualitätsmeldeprozess? Statt das 200-Seiten-Handbuch zu durchsuchen, bekommt die Mitarbeitende passgenau eine kompakte Einheit: die Kernantwort, den Zusammenhang, einen kurzen Praxisfall und drei Verständnisfragen. Aufbereitet aus dem gleichen Quellmaterial. Das ist kein Ersatz für den strukturierten Lernpfad, aber es macht das Wissen im Moment des Bedarfs zugänglich.
Formatvielfalt. Aus dem gleichen Quelltext entstehen verschiedene Lernformate. Ein kompaktes E-Book für den Einstieg, gerne auch als Podcast oder Audiobook. Lernkarten für unterwegs. Ein Quiz zur Selbstprüfung. Eine Praxisübung für den Arbeitsplatz. Ein Gespräch mit einem KI-Agenten, der Verständnisfragen stellt. Eine Simulation zum Training. Welches Format ausgespielt wird, richtet sich nach dem Lernziel und der Situation, nicht nach einem vermeintlichen Lernstil.
Originalmaterial wiederverwenden. Texte, Bilder und Diagramme aus den Dokumenten werden erkannt und in die Lernmaterialien übernommen. Das Maschinendiagramm aus dem Handbuch taucht in der Lernkarte wieder auf, das Foto aus der Schulungsunterlage wird Teil der Praxisübung. Und wo das vorhandene Material Lücken hat, lässt sich gezielt neues Material ergänzen oder eine externe Quelle anbinden.
Und das Wichtigste: Der Fachexperte behält die Kontrolle. Die KI schlägt vor, der Mensch entscheidet. Das ist kein Knopfdruck, der einen fertigen Kurs ausspuckt. Es ist ein intelligenter erster Entwurf, den ein Fachexperte in Minuten statt Monaten finalisieren kann.
Was das für Unternehmen bedeutet
KI ersetzt keine Instruktionsdesigner. Aber KI macht die Aufbereitung von Fachwissen für jedes Unternehmen zu wirtschaftlichen Bedingungen möglich.
Das Handbuch für die Maschineneinführung, kombiniert mit den passenden Präsentationen und Arbeitsanweisungen? Wird zu kompetenzorientierten Lernsprints mit Praxisübungen, die die neue Mitarbeitende auf dem Handy durcharbeiten kann, genau dann, wenn sie die jeweilige Kompetenz braucht. Die 50 SOPs für die Qualitätssicherung? Werden zu Lernsprints mit Podcasts, Quiz und Reflexionsgesprächen, die sich aktualisieren, wenn sich die SOPs ändern. Und wo es sinnvoll ist, lassen sich die Sprints zu einem durchgehenden Lernpfad bündeln. Je nach Bedarf.
Das Wissen, das in Ordnern und auf Netzlaufwerken liegt, wird endlich im Arbeitsprozess nutzbar. Nicht irgendwann, wenn ein Budget für ein E-Learning-Programm da ist. Sondern jetzt, aus dem Material, das bereits existiert.
Und am Ende profitieren nicht nur die Unternehmen. Die Mitarbeitenden erhalten kompetenzorientierte Lernsprints, die an ihren konkreten Arbeitsherausforderungen ansetzen und in den Arbeitsalltag passen. Mit einem Praxisprojekt, das kein konstruiertes Beispiel ist, sondern ihr echtes Problem. Und wenn sie im Arbeitsalltag eine schnelle Antwort brauchen, bekommen sie eine kurze, didaktisch aufbereitete Lerneinheit statt eines Dokumentlinks. Sie lernen nicht auf Vorrat, sondern genau das, was sie gerade brauchen, um besser zu werden.
In meinem letzten Beitrag habe ich beschrieben, warum starre Kurse nicht mehr funktionieren und wie dynamische Lernpfade aussehen können. Dieser Beitrag schließt den Kreis: Ob durchgehender Lernpfad oder kompetenzorientierter Lernsprint, beides braucht Content. Und der Content ist in den meisten Unternehmen längst vorhanden.
Er lag nur im falschen Format vor.